Blogi: Muutosjohtamisella tuloksiin tietojärjestelmämuutoksissa

Hyvinvointialueilla on käynnissä mittavat muutokset toiminnassa ja organisoitumisessa. Se edellyttää tietojärjestelmien yhtenäistämistä ja niiden käytön mukautusta. Uuden tietojärjestelmän käyttöönotto on aina mittava muutos organisaatiolle. Lähtökohta on, että toiminnassa tapahtuva muutos on aina yhteensovitettava tietojärjestelmien käytön kanssa, samoin uusi tietojärjestelmä tulee istuttaa osaksi muita toimintaprosesseja. Tietojärjestelmä itsessään ei tuo merkittävimpiä hyötyjä, vaan sen mahdollistamat uudet toimintamallit.

Muutoksen läpivientiin saadaan keinoja muutosjohtamisesta ja sen menetelmistä: kuinka teknologia ja ihmiset saadaan toimimaan yhdessä parhaalla tavalla hyvinvointialueen tarkoituksen ja tavoitteiden mukaisesti. Muutos on tapahtunut vasta sitten, kun ihmisten toiminta on muuttunut, ja tämä edellyttää sitoutumista muutokseen. Siksi muutosjohtaminen on kohdistettava erityisesti ihmisten johtamiseen.

Millaista muutosjohtamista tietojärjestelmämuutoksissa tarvitaan?

Tietojärjestelmämuutos on monimutkainen kokonaisuus, jossa painottuvat sekä asioiden että ihmisten johtaminen. Asioiden johtamista on mm. projektimainen johtaminen: suunnittelu, resursointi, hankinnat, aikataulutus, tehtävälistaukset, toimintamallikuvaukset, tietojärjestelmän asennukset ja testaukset ja niin edelleen. Ihmisten johtaminen taas tavoittelee heidän sitouttamistaan muutokseen ja uuteen asiantilaan – näin saavutetaan paras lopputulos ihmisten kautta.

Onnistunut tietojärjestelmän käyttöönotto tai muutos lähtee tavoitteiden määrittelystä ja kommunikoinnista organisaation strategian mukaisesti, realistisesta muutoksen suunnittelusta ja resursoinnista, aikataulutuksesta, menetelmävalinnoista, sekä onnistuneesta odotusten hallinnasta ja viestinnästä.

Tekninen ja toiminnallinen käyttöönotto täydentävät toisiaan

Tietojärjestelmän käyttöönotto ja tietojärjestelmämuutos jakaantuvat tekniseen ja toiminnalliseen osuuteen. Teknisessä käyttöönotossa rakennetaan teknologinen pohja tietojärjestelmälle, ja tietojärjestelmä asennetaan sekä liitetään toimimaan yhteen tarvittavien muiden tietojärjestelmien ja laitteiden kanssa. Siinä korostuvat projektijohtamisen menetelmät.

Toiminnallinen käyttöönotto ja toiminnallinen muutos ovat tietojärjestelmän tuomista osaksi toimintaa ja toimintaprosesseja.  Toiminnallisessa käyttöönotossa  yhteensovitetaan tietojärjestelmän käytön prosessit muihin organisaation prosesseihin sekä varmistetaan että tietojärjestelmä vastaa toiminnan tarpeita ja tuo siltä odotetut hyödyt käyttöön. Lisäksi varmistetaan, että tietojärjestelmän käyttäjät osaavat sitä käyttää.

Toiminnallinen käyttöönotto edellyttää muutosjohtamisen ja ihmisten johtamisen menetelmien sekä teknologisen ymmärryksen ja prosessien kehittämisen taitavaa yhdistämistä. Tärkeitä menetelmiä siinä ovat muun muassa osallistaminen, yhteiskehittäminen, jatkuva viestintä ja tunteiden johtaminen.

Parhaalla tavalla muutos onnistuu, kun yhteensovitetaan ihmisten ja asioiden johtaminen sekä teknisen ja toiminnallisen muutoksen edistäminen.

Sanna Kallankari
kehityspäällikkö
Esko Systems oy