Blogi: Assistentin arkea Eskolla

Assistentin rooli on auttaa organisaation tavoitteiden saavuttamisessa tukemalla esihenkilöä, johtoryhmää ja muita työkavereita eli assistentin työ on toisen työn helpottamista.

Jokainen päivä on erilainen

Työ on hyvin monipuolista ja vaihtelevaa, jokainen päivä on erilainen. Muistiot, esityslistat sekä palaverivalmistelut ovat aina kuuluneet assistentin työhön, vaikka viime vuosina toimintaympäristö on nopeasti digitalisoitunut. Paperittomuus, sähköinen dokumentointi ja allekirjoittaminen ovat yhdessä etäkokoustamisen kanssa olleet suuri kehitysaskel, ja automaatio ja digitaaliset työkalut ovat vähentäneet rutiinitöiden määrää.

Nykyään assistentit kohtaavat monikanavaisen viestinnän: sähköpostit, pikaviestit ja videokokoukset. Työnkuvaan on tullut paljon IT-tukeen liittyviä tehtäviä, sisäistä viestintää, hallintoon sekä raportointiin liittyviä tehtäviä. Tämä edellyttää assistentilta tietoteknistä osaamista ja kykyä ottaa uudet työtavat ja välineet nopeasti haltuun. Myös paikkasidonnaisuus on vähentynyt, sillä nykyään assistentit voivat työskennellä myös etänä. Kehittyneet työympäristöt ja toimintatavat ovat helpottaneet assistentin työtä.

Assistentin työnkuvat yksilöllisiä

Assistenttien tehtäväkenttä vaihtelee riippuen työnantajaorganisaatiosta. Olen toiminut sihteerinä/assistenttina noin 35 vuotta. Tänä aikana on työnkuva ja myös arvostus assistentin työtä kohtaan muuttunut paljon.

Assistentin työ vaatii joustavaa otetta työhön, palveluhenkisyyttä, hyvää kokonaiskuvan hahmottamista, aikatauluttamista, projektinhallintaa sekä vuorovaikutustaitoja. Assistentit ovat organisaation käveleviä tietopankkeja, jotka opastavat ja neuvovat asiassa kuin asiassa. Jollen tiedä vastausta itse, tiedän keneltä voin kysyä.

Kokemuksia vuosien varrelta

Minulla on ollut urani aikana kymmeniä esimiehiä ja esinaisia, ja jokaisella esihenkilöllä on ollut oma työskentelytapansa. Urani alussa, 1990-luvulla, kännyköitä ei ollut käytössä muilla kuin johtajilla, jos heilläkään. Paperidokumentit olivat hallitseva kommunikointiväline, ja tietokoneet olivat vasta alkaneet tulla työpaikoille.  Esitysmateriaaleina käytettiin piirtoheitinkalvoja. Esihenkilön järjestämät palaverit sovittiin puhelimitse soittamalla jokaisen osanottajan sihteerille tai henkilölle itselleen. Tämä vei paljon aikaa ja soittokierroksen sai useasti aloittaa alusta.

Kehityskeskusteluja ei ollut, joten palautetta työstä ei saanut. Muistan yhdenkin esimieheni, joka eläkejuhlissaan puhetta pitäessään kertoi, että olin hänen 40-vuotisen työuransa aikana ensimmäinen sihteeri, jota hän ei saanut itkemään –  otin tämän kiitoksena ja hyvänä palautteena 😊.

Isossa yrityksessä, missä assistentteja on useita, hyvänä puolena on assistenttien verkostoituminen. Lähellä on ollut kollegoja, joilta on saanut apua tarvittaessa. Saatankin tänä päivänäkin kysyä ex-kollegalta neuvoa esim. vieraan paikkakunnan hyvistä illallisravintoloista.

Uusi työ 56-vuotiaana

Jäin 53-vuotiaana työttömäksi, minkä jälkeen toimin vajaan kolmen vuoden ajan määräaikaisissa työsuhteissa etsien vakituista työpaikkaa. Minulle oli lottovoitto tulla valituksi Esko Systemsin toimistoassistentiksi vähän yli vuosi sitten. Eskolla tehtäviini kuuluu monipuolisia hallinnollisia tehtäviä, kuten tiedonhallintaa, ajanhallintaa, matkajärjestelyjä, kokousvalmisteluja ja raporttien laatimista.

Eskolla ei ole ikäsyrjintää, jota kohtasin hakiessani useita työpaikkoja. Olen viihtynyt Eskolla todella hyvin. Meillä on lämminhenkinen ja mukava meininki, ja joka päivä on mukava tulla töihin.

Virpi Pehkonen
toimistoassistentti
Esko Systems Oy